E-Mail-Archivierung – Rechtssichere Lösungen für Unternehmen in München
Als etablierter IT-Dienstleister in München unterstützen wir Sie dabei, Ihre E-Mail-Archivierungspflicht rechtskonform und effizient zu erfüllen.
MailStore Server
Echtzeit-Archivierung
E-Mail-Recovery
Gesetzeskonforme Archivierungslösungen gemäß DSGVO und GoBD
In der heutigen Geschäftswelt ist die E-Mail das zentrale Kommunikationsmittel in Unternehmen. Mit der zunehmenden Digitalisierung steigen auch die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung und den Schutz elektronischer Geschäftskorrespondenz. Die E-Mail-Archivierungspflicht ist für Unternehmen in Deutschland längst keine Option mehr, sondern eine bindende gesetzliche Vorgabe.
Mit den professionellen E-Mail-Archivierungslösungen von Fischmann.IT erhalten Unternehmen in München eine rechtssichere und effiziente Plattform zur Erfüllung aller gesetzlichen Anforderungen – von der DSGVO über die GoBD bis hin zu branchenspezifischen Regularien.
Fischmann.IT – Rechtssicherheit, einfach umgesetzt:
Rechtssichere E-Mail-Archivierung nach aktuellen Gesetzesanforderungen
Maßgeschneiderte Lösungen für Unternehmen jeder Größe
Hohe Datensicherheit und Datenschutzkonformität
Persönliche Betreuung durch unser Experten-Team in München
Nahtlose Integration in Ihre bestehende IT-Infrastruktur
Die gesetzlichen Grundlagen der E-Mail-Archivierungspflicht
Die E-Mail-Archivierung gemäß GoBD
Wichtige Anforderungen der GoBD umfassen:
Unveränderbarkeit der archivierten E-Mails (Revisionssicherheit)
Vollständigkeit der Archivierung geschäftsrelevanter E-Mails
Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit der Archivierungsprozesse
Maschinelle Auswertbarkeit der archivierten Daten
Dokumentation des Archivierungsverfahrens
kostenfreie BeratungE-Mail Archivierung DSGVO-Konformität
Zentrale DSGVO-Anforderungen umfassen:
Einhaltung der Grundsätze von Privacy by Design und Privacy by Default
Umsetzung von Lösch- und Berichtigungsansprüchen betroffener Personen
Sicherstellung von Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit
Dokumentierte Zugriffsrechte und Zugriffskontrollen
Möglichkeit zur Datenminimierung und Datenlöschung
kostenfreie BeratungHandels- und steuerrechtliche Aufbewahrungs-Pflichten
Handelsgesetzbuch (HGB): 6–10 Jahre Aufbewahrungspflicht für Geschäftskorrespondenz
Abgabenordnung (AO): 6–10 Jahre Aufbewahrungspflicht für steuerrelevante Dokumente
Umsatzsteuergesetz: Aufbewahrung von Rechnungen und zugehöriger Korrespondenz
Branchenspezifische Regelungen (z. B. für Finanzdienstleister, Gesundheitswesen)
kostenfreie BeratungUnsere E-Mail-Archivierungs-Lösungen
Ganzheitliche E-Mail-Archivierungssysteme
Je nach Anforderungen und IT-Umgebung Ihres Unternehmens implementieren wir die optimale Archivierungslösung für Ihre Bedürfnisse.
Unser Leistungsspektrum umfasst:
Implementierung führender Archivierungslösungen (MailStore, Barracuda, Exchange Online Archivierung)
Bedarfsgerechte Auswahl und Konfiguration der passenden Lösung
Integration in bestehende E-Mail-Systeme (Exchange, Office 365, etc.)
Migration bestehender Archive bei Systemwechsel
Skalierbare Ansätze für Unternehmen jeder Größe
Mehr erfahrenMailStore Server – Professionelle E-Mail-Archivierung
Als zertifizierter MailStore-Partner bieten wir die volle Bandbreite an Dienstleistungen rund um MailStore Server – eine der führenden Lösungen für die rechtssichere E-Mail-Archivierungspflicht.
Unsere MailStore-Dienstleistungen umfassen:
Installation und Konfiguration von MailStore Server
Anpassung der Archivierungsrichtlinien an Ihre spezifischen Anforderungen
Integration mit Exchange, Office 365 und anderen E-Mail-Systemen
Einrichtung von Benutzerrechten und Zugriffskontrollen
Schulung und Support für Administratoren und Endanwender
Mehr erfahren
Microsoft 365 Compliance & Archivierung
Für Unternehmen, die bereits auf Microsoft 365 setzen, bieten wir spezialisierte Dienstleistungen rund um die integrierten Compliance- und Archivierungsfunktionen.
Unser Microsoft 365 Archivierungsangebot umfasst:
Konfiguration von Exchange Online Archivierung
Einrichtung von Aufbewahrungsrichtlinien und -etiketten
Implementierung von Compliance-Richtlinien gemäß DSGVO
Integration mit eDiscovery und Legal Hold
Optimierung der Archivierungseinstellungen für maximale Rechtssicherheit
Mehr erfahrenOn-Premises vs. Cloud-Archivierung
Je nach individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens empfehlen wir unterschiedliche Archivierungskonzepte, die die DSGVO erfüllen.
Wir beraten zu:
Vor- und Nachteilen von On-Premises-Lösungen vs. Cloud-Archivierung
Hybride Archivierungskonzepte für maximale Flexibilität
Datenschutzrechtliche Implikationen verschiedener Archivierungsmodelle
Kostenvergleich und Return on Investment der verschiedenen Ansätze
Migrationspfade zwischen verschiedenen Archivierungskonzepten
Mehr erfahren
Journaling und Echtzeit-Archivierung
Für eine lückenlose, DSGVO-konforme E-Mail Archivierung bieten wir verschiedene Archivierungsmethoden an, die den höchsten Anforderungen an Vollständigkeit und Integrität gerecht werden.
Unsere Journaling-Lösungen umfassen:
Einrichtung von Journaling-Postfächern für lückenlose Archivierung
Konfiguration von Echtzeit-Archivierung aller E-Mails
Implementierung von regelbasierten Archivierungsrichtlinien
Sichere Erfassung aller ein- und ausgehenden E-Mails
Spezielle Lösungen für regulierte Branchen mit erhöhten Compliance-Anforderungen
Mehr erfahrenE-Mail-Recovery und Disaster Recovery
Eine professionelle Archivierungslösung dient nicht nur der Erfüllung der Archivierungspflicht von E-Mails, sondern bietet auch Schutz vor Datenverlust.
Unsere Recovery-Lösungen bieten:
Schnelle Wiederherstellung einzelner E-Mails oder ganzer Postfächer
Disaster-Recovery-Konzepte für E-Mail-Daten
Schutz vor versehentlichem Löschen wichtiger Geschäftskorrespondenz
Redundante Speicherung archivierter E-Mails
Regelmäßige Integritätsprüfungen des E-Mail-Archivs
Mehr erfahren
Technische Details unserer E-Mail-Archivierungs-Lösungen
Was unsere Kunden über uns sagen
Als etablierter IT-Service-Anbieter in München sind wir stolz auf die positiven Rückmeldungen unserer zufriedenen Kunden:
Maria Schmidt
Geschäftsführerin einer Steuerberatungskanzlei in München
Thomas Müller
IT-Leiter eines mittelständischen Handelsunternehmens
So setzen wir Ihre E-Mail-Archivierung rechtssicher um
Die erfolgreiche Implementierung einer rechtssicheren, DSGVO-konformen Lösung folgt bei uns einem strukturierten Prozess und ist nachhaltig effizient:
Analyse
Wir analysieren Ihre aktuelle Systemlandschaft, erfassen Sicherheitsanforderungen, klären organisatorische Rahmenbedingungen und schaffen die Grundlage für eine rechtssichere Umsetzung.
Konzeption
Darauf aufbauend entwickeln wir ein individuelles Archivierungskonzept, inklusive klarer Richtlinien und der Auswahl einer passenden Archivierungslösung für Ihr Unternehmen.
Umsetzung
Wir implementieren die Lösung, integrieren sie in Ihre IT-Landschaft und migrieren bei Bedarf vorhandene E-Mails rechtssicher ins neue System.
Betreuung
Nach erfolgreicher Einführung schulen wir Ihre Mitarbeitenden, übergeben eine vollständige Dokumentation und übernehmen auf Wunsch die laufende Betreuung und Überwachung.
Kostenfreie BeratungLösungsvergleich: On-Premises vs. Cloud vs. Hybrid
On-Premises-Archivierung
On-Premises-Lösungen bieten:
Volle Kontrolle über alle Daten und Systeme
Keine Abhängigkeit von externen Dienstleistern
Oft einfachere Erfüllung spezifischer regulatorischer Anforderungen
Einmalige Anschaffungskosten statt laufender Gebühren
Passgenaue Anpassung an spezielle Unternehmensanforderungen
kostenfreie BeratungCloud-Archivierung
Cloud-basierte Lösungen punkten mit:
Geringere Initialkosten und planbare monatliche Ausgaben
Schnelle Implementierung ohne Hardware-Investitionen
Automatische Skalierbarkeit bei wachsendem Datenvolumen
Integrierte Disaster-Recovery-Funktionen
Herstellergesteuerte Updates und Verbesserungen
kostenfreie BeratungHybride Archivierungskonzepte
Hybride Ansätze kombinieren die Vorteile beider Welten:
Flexible Verteilung der Daten nach Sensibilität oder Alter
Schrittweise Migration von On-Premises zu Cloud möglich
Kombination von lokaler Kontrolle und Cloud-Skalierbarkeit
Optimale Kosten-Nutzen-Balance
Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Anforderungen
kostenfreie BeratungIhre Vorteile auf einen Blick
Rechtssicherheit und Compliance
Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung
Verbesserter
Datenschutz
Besseres
Wissensmanagement
FAQ
Gemäß der E-Mail-Archivierungspflicht müssen alle geschäftsrelevanten E-Mails archiviert werden. Dies umfasst sämtliche E-Mails, die steuerlich relevante Informationen enthalten oder als Geschäftskorrespondenz im Sinne des Handelsgesetzbuchs (HGB) gelten. Dazu gehören Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Verträge und geschäftliche Vereinbarungen. Private E-Mails müssen hingegen nicht archiviert werden. Für Münchner Unternehmen empfehlen wir eine klare Richtlinie zur Trennung von geschäftlicher und privater Kommunikation. Da die Unterscheidung im Einzelfall schwierig sein kann, entscheiden sich viele Unternehmen für eine vollständige Archivierung aller E-Mails, kombiniert mit eindeutigen Nutzungsrichtlinien für die betriebliche E-Mail-Nutzung.
Die DSGVO und andere Gesetze definieren unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Steuerrelevante Dokumente und Geschäftskorrespondenz müssen gemäß HGB und Abgabenordnung in der Regel 6 bis 10 Jahre aufbewahrt werden. Handelsrechtliche Dokumente wie Jahresabschlüsse sogar bis zu 10 Jahre. Gleichzeitig fordert die DSGVO, personenbezogene Daten nicht länger aufzubewahren als nötig. Dieser scheinbare Widerspruch lässt sich durch differenzierte Aufbewahrungskonzepte lösen. Wir entwickeln für Münchner Unternehmen maßgeschneiderte Aufbewahrungsrichtlinien, die sowohl die gesetzlichen Mindestaufbewahrungsfristen erfüllen als auch den Grundsatz der Datensparsamkeit berücksichtigen. Zusätzlich können branchenspezifische Regelungen (etwa im Gesundheits- oder Finanzwesen) längere Fristen erforderlich machen.
Die DSGVO muss mehrere Datenschutzgrundsätze beachten. Zentral ist der Grundsatz der Speicherbegrenzung, der fordert, personenbezogene Daten nicht länger als nötig aufzubewahren. Gleichzeitig müssen Betroffenenrechte wie das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung technisch umsetzbar sein. Die Archivierungslösung muss durch technische und organisatorische Maßnahmen ein angemessenes Schutzniveau gewährleisten (Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit). Für Münchner Unternehmen ist auch die Dokumentation aller Verarbeitungstätigkeiten wichtig. Wir implementieren Archivierungssysteme, die diese Anforderungen erfüllen, und konfigurieren sie so, dass sie sowohl den Datenschutz als auch die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten einhalten. Das umfasst granulare Zugriffsrechte, Verschlüsselung, Audit-Trails und flexible Löschmechanismen.
Die GoBD-E-Mail-Archivierung muss mehrere technische Kriterien erfüllen. Zentral ist die Unveränderbarkeit (Revisionssicherheit) der archivierten E-Mails, die durch technische Maßnahmen wie WORM-Speicherung (Write Once Read Many) oder digitale Signaturen sichergestellt werden muss. Weitere Anforderungen sind die Vollständigkeit der Archivierung, die Nachvollziehbarkeit aller Prozesse durch Protokollierung, die ordnungsgemäße Indexierung für eine maschinelle Auswertbarkeit und die Dokumentation des gesamten Archivierungsverfahrens. Die Daten müssen in einem lesbaren Format gespeichert werden, und es muss jederzeit möglich sein, sie innerhalb angemessener Zeit für Betriebsprüfungen bereitzustellen. Für Münchner Unternehmen implementieren wir Lösungen, die all diese technischen Anforderungen erfüllen und gleichzeitig benutzerfreundlich im täglichen Einsatz sind.
Die Kosten für eine rechtskonforme E-Mail-Archivierungspflicht Erfüllungslösung hängen von verschiedenen Faktoren ab: der Anzahl der zu archivierenden Postfächer, dem gewählten Archivierungssystem, dem Umfang der zu archivierenden Daten und den spezifischen Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens. Bei On-Premises-Lösungen müssen einmalige Lizenz- und Hardwarekosten sowie laufende Wartungskosten berücksichtigt werden. Cloud-basierte Lösungen arbeiten typischerweise mit einem Abo-Modell mit monatlichen Kosten pro Benutzer. Für kleine und mittlere Unternehmen in München beginnen die Kosten bei etwa 5-10 Euro pro Benutzer und Monat für Cloud-Lösungen, während On-Premises-Systeme mit Initialkosten ab ca. 2.500 Euro starten. Dazu kommen Kosten für Implementierung, Konfiguration und Schulung. Wir erstellen für Sie ein transparentes Angebot, das genau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.